Un fichero es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Los ficheros de titularidad pública han de publicarse en el boletín oficial del estado o diario oficial correspondiente de una disposición general, para proceder a su creación,modificación o cancelación.
Los ficheros de titularidad privada requieren de la notificación de su creación , modificación o cancelación ante la agencia española de protección de datos y su inscripción.
Normalmente, toda empresa cuenta con tres ficheros de datos de carácter personal:
1º. Fichero de trabajadores o nóminas que suelen recoger datos identificativos, datos profesionales, y datos económicos. 2º. Fichero de clientes que recogen datos identificativos y si son otras empresas personas jurídicas también datos profesionales de sus representantes. 3º. Fichero de proveedores que recogen los nombres, apellidos y cargo de representantes legales o personas de contacto en empresas.
La agencia de protección de datos, considera que, con carácter general, los datos de profesionales y comerciantes individuales tratados en su condición de empresarios,representantes o apoderados de una persona jurídica, quedan excluidos del ámbito de aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos.
Los ficheros, en función de los datos que contienen, pueden clasificarse en tres niveles de seguridad: básico, medio y alto.
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